Integracja Booqly z KSeF: jak wystawiać faktury za noclegi i wysyłać je do Krajowego Systemu e-Faktur (krok po kroku)

Szybki skrót: co będzie potrzebne

• Dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (konto podatnika / osoby uprawnionej).
• Wygenerowanie 2 certyfikatów w KSeF:
  • Certyfikat autoryzacyjny (do uwierzytelnienia i połączeń online).
  • Certyfikat do weryfikacji wystawcy (offline / podpis linku weryfikacji).
• Zapisane hasła do kluczy prywatnych (nie da się ich “odczytać” z pliku - musisz je znać).
• Wgranie plików do Booqly w: Finanse > Integracja z KSeF.

KSeF w obiektach noclegowych: dlaczego warto ogarnąć to wcześniej

W branży noclegowej faktury pojawiają się w różnych momentach: przy meldunku, przy wymeldowaniu, po pobycie (dla firm), czasem także dla usług dodatkowych (np. wyżywienie, sala, eventy). Integracja z KSeF w programie do fakturowania dla hoteli i pensjonatów daje realne korzyści:

• Jedno miejsce pracy – fakturę tworzysz w Booqly i wysyłasz do KSeF bez “przepisywania”.
• Mniej błędów – spójne dane kontrahenta, NIP, adresy, stawki VAT.
• Bezpieczne potwierdzenie wystawcy – ważne przy trybach offline (np. offline24).
• Skalowalność – jeśli masz kilka obiektów lub wiele pokoi, to automatyzacja ma jeszcze większy sens.

Krok 1: certyfikat autoryzacyjny w KSeF (uwierzytelnienie w systemie KSeF)

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF: ap.ksef.mf.gov.pl
2. Przejdź do: Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat.
   
   
3. Nadaj nazwę certyfikatu i ustaw hasło.
   • Zapisz hasło (najlepiej w menedżerze haseł) - będzie potrzebne przy imporcie do Booqly.
   • Hasło to zabezpiecza klucz prywatny pobierany na komputer.
     
     
4. Po potwierdzeniu system pobierze klucz prywatny na Twoim komputerze.
   
5. Zaznacz: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
   
   
   
6. Odśwież stronę - po pozytywnym wydaniu pobierz certyfikat i zapisz go na komputerze.
   
   

Krok 2: certyfikat do weryfikacji wystawcy w KSeF (tryb offline / podpis linku)

Ten certyfikat jest kluczowy, jeśli chcesz mieć możliwość wystawiania faktur także w scenariuszach offline (np. w ramach offline24), czyli wtedy, gdy pojawiają się problemy z dostępnością KSeF lub łączem internetowym.

1. Wróć do: Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
2. Nadaj nazwę certyfikatu i ustaw hasło (również je zapisz).
   
   
3. Po potwierdzeniu pobierze się klucz prywatny na komputer.
4. Zaznacz: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
   
   
5. Odśwież stronę - po pozytywnym wydaniu pobierz certyfikat i zapisz go na komputerze.
   
   
   

Krok 3: dodanie certyfikatów KSeF w Booqly (Finanse → Integracja z KSeF)

1. Zaloguj się do panelu Booqly: booqly.pl/app/login
2. Z bocznego menu przejdź do: Finanse > Integracja z KSeF.
3. Kliknij ikonę przesłania pliku w sekcji: Certyfikaty KSeF.
   
   
4. Prześlij certyfikat autoryzacyjny oraz klucz prywatny wygenerowany w KSeF, a następnie wpisz hasło, które ustawiłaś przy generowaniu certyfikatu.
   
   
5. Kliknij „Zapisz”.
6. Po poprawnej autoryzacji zobaczysz komunikat, a dane certyfikatu pojawią się w sekcji: „Certyfikat autoryzacyjny”.
   
   
7. Powtórz kroki 3–6 w sekcji „Certyfikat Offline”, aby dodać certyfikat do weryfikacji wystawcy (wspierający fakturowanie w trybie offline, np. offline24).
8. Po poprawnej integracji w dolnej części zobaczysz zieloną ikonkę: „Połączenie jest aktywne”. Możesz też ręcznie sprawdzić połączenie, klikając „Przetestuj połączenie”.
   
   
   

To wszystko - od teraz możesz wystawiać faktury w Booqly i wysyłać je bezpiecznie do KSeF. Jeśli prowadzisz obiekt noclegowy, to oznacza mniej ręcznej pracy i pewność, że dokumenty są spójne.

Najczęstsze problemy i szybkie rozwiązania (KSeF + Booqly)

1) „Błędne hasło do klucza prywatnego”

• Upewnij się, że wpisujesz hasło ustawione przy generowaniu certyfikatu w KSeF (nie hasło do logowania).
• Sprawdź, czy nie wklejasz spacji na końcu.

2) „Wgrałam certyfikat, ale połączenie nie jest aktywne”

• Kliknij „Przetestuj połączenie” w Booqly.
• Upewnij się, że wgrałaś poprawną parę plików: certyfikat + odpowiadający mu klucz prywatny.
• Jeśli generowałaś kilka certyfikatów, łatwo je pomylić - sprawdź nazwy i daty.

3) „Czy muszę mieć certyfikat offline?”

Nie zawsze jest “wymagany” do samego połączenia online, ale w praktyce bardzo go rekomendujemy w obiektach noclegowych. Zapewnia większą odporność procesu fakturowania (np. gdy KSeF/Internet nie działa idealnie).

4) „Na jakim komputerze trzymać certyfikaty?”

• Najlepiej na komputerze osoby odpowiedzialnej za finanse/recepcję oraz w bezpiecznym backupie (np. zaszyfrowany dysk).
• Nie wysyłaj certyfikatów “luzem” mailem bez zabezpieczeń.

Dlaczego warto fakturować w Booqly (szczególnie w noclegach)

Booqly to platforma tworzona z myślą o małych i średnich obiektach noclegowych w Polsce: pensjonaty, domki, apartamenty, agroturystyka, hotele. Łączymy zarządzanie rezerwacjami z finansami - a integracja z KSeF jest naturalnym krokiem, żebyś nie musiała korzystać z kilku narzędzi naraz.

• Faktury VAT i korekty w jednym miejscu (z wysyłką do KSeF).
• Porządek w danych kontrahentów i dokumentach.
• Obsługa procesów w sezonie – szybko, bez “przepisywania”.
• Rozwój pod branżę noclegową – Booqly powstaje w realiach obiektów w Polsce, a nie jako “ogólny program”.

Jeśli chcesz wdrożyć fakturowanie z KSeF w swoim obiekcie noclegowym - Booqly pozwoli Ci przejść przez to sprawnie i bez bólu.

Masz pytania? Wejdź do panelu i sprawdź zakładkę: Finanse > Integracja z KSeF. Połączenie przetestujesz jednym kliknięciem.